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【法规解读】《足彩外围app著录细则》解读

发布时间:2022年09月15日 13:58

信息来源:威海市档案馆

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随着信息技术在档案领域的广泛应用,足彩外围app著录工作在数字环境下呈现出不少新的特点。为进一步规范足彩外围app的著录工作,中国第一历史档案馆对《足彩外围app著录细则》(DA/T 8—1994,以下简称《细则》)进行了修订,并于2022年4月7日发布。

修订背景

足彩外围app记载着大量的信息,蕴含着丰富的知识,是研究明清史最重要的第一手资料。足彩外围app著录是档案目录资源建设的一项基础性工作,是档案开发利用、实现多样化服务的根基。著录工作的标准化关系到由此形成的检索工具的通用性以及档案信息资源开发利用的有效性。《细则》自1994年11月1日起实施,已应用20余年,一直对足彩外围app的著录工作起着重要的规范作用。

然而,随着社会的进步以及大数据、云计算等新技术的应用,足彩外围app管理水平及数字化程度不断提高,国内外档案著录理念不断更新,档案著录工作不断推进。数字环境下的足彩外围app在表现方式及著录要求上发生了深刻变化:著录方式从手写卡片著录转变为借助计算机与软件平台著录;著录对象从足彩外围app实体转变为足彩外围app的数字图像;著录理念从关注个体内容转变为重视全要素著录。新技术、新环境为足彩外围app的保管带来了机遇和挑战,也对足彩外围app著录工作的标准化提出了更高要求。面对这种情况,原《细则》存在的不足逐渐显现,需对其进行重新修订完善以更好地规范和推动足彩外围app著录工作。

2013年,作为保管有1000余万件(册)足彩外围app的国家级档案馆,中国第一历史档案馆开始筹备《细则》修订的相关事宜,并赴辽宁、江西等省档案馆调研。随后,编目处(2019年改为整理编目处)研究撰写了《关于足彩外围app著录细则修订的说明》,同时结合足彩外围app著录外包实践,完成《馆藏汉文档案数字化图像外包著录项目调研报告》《中国第一历史档案馆汉文足彩外围app数字图像著录细则》等,为《细则》修订打下了良好的基础。

2018年8月,中国第一历史档案馆申报修订的《细则》经过全国档案工作标准化技术委员会批准立项,签订组织实施档案领域行业标准计划项目协议书。《细则》修订组正式成立,由编目处具体负责《细则》修订工作。

修改和完善的主要内容

一、调整框架结构

(1)提升规范性

2020年,国家标准委发布了《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》(GB/T 1.1—2020),更新了标准化文件起草的相关规定。《细则》对照该标准,重新梳理了文本,规范了总体结构,增加了“第2章 规范性引用文件”“第3章 术语和定义”“第4章 总体原则和要求”,并调整了其他章节的分布以及文字的使用,使得《细则》在结构和内容上更加符合标准化文件的要求。

(2)提高适用性

现阶段的足彩外围app著录基本都借助计算机操作,不再使用纸质文本,原《细则》中卡片式著录条目格式和书本式著录条目格式的内容在工作中已不再采用。因此,删除了原《细则》中的“第5章 著录格式”。同时,在著录项中增加了不少与计算机著录相关的内容,如“图像号”著录项,就用于著录档案对应的数字图像的信息,由“起始图像号”“终止图像号”和“画幅数”组成,便于检索利用。通过对著录项的增加与调整,《细则》更加适用于数字环境下的足彩外围app著录。

(3)增强可操作性

为了便于《细则》使用者快速准确地参照著录,《细则》将每个著录项的著录规则均统一为几个部分进行说明:一是著录项名称,规范每一个著录项的命名;二是著录项目的,简要说明著录该项信息所要达到的目标;三是著录项的适用规则,详细描述该著录项应该在哪个层级著录,以及如何准确有效地著录;四是实际应用示例,直观地展示著录结果。对于一些较为复杂的著录项,《细则》还列出了不同情况下的著录建议,便于操作。例如,“文件形成日期”项明确对主要类型档案提出了不同的时间采用规定:“一般情况下,公私文书著录发文日期,诏令文书著录发布日期,条约、合同著录签署日期,表册著录编制日期。”同时,由于有些足彩外围app会在一份文件上出现多个日期信息,《细则》又指出,“在具备条件的情况下,也可对多个日期项进行著录,如:朱批奏折著录具奏日期和奉朱批日期,咨文著录发文日期和收文日期。”这样的规定就使得著录工作具备了一定的可扩展性,更为实用。

二、调整著录项

(1)引入多级著录

参照《国际档案著录规则(总则)》的相关规定,《细则》贯彻多级著录理念,增加了全宗、案卷级别的著录项目,并在每个著录项的著录规则中明确指出该著录项适用的层级,以及在不同层级中的应用。如题名项就涉及全宗名称(全宗级)、案卷题名(案卷级)、文件题名(文件级)3个层级。同时,明确设置了“著录层级”这个项,确认著录单元所属的层次位置,便于将档案放在大环境中来理解,掌握其背景信息与来源信息。

此外,由于各档案馆的实际情况多样,层级设置存在区别,《细则》在对著录项进行描述时,仅覆盖了全宗、案卷、文件级别,这是因为各档案馆的足彩外围app整理体系基本都涵盖这3个级别。对于其他级别,《细则》明确指出,可根据需要自行选择著录。也就是说,各档案馆在著录时,可根据馆藏的实际情况增加相应级别,如类别级、项目级,确保了可扩展性。

(2)增加与修改著录项

为与国际和国内标准保持一致,《细则》将著录项目划分为标识项、背景项、内容与结构项、查阅与利用控制项、相关档案材料项、著录控制项、附注项7个部分,将原标准中的著录项目融入这7个大项中。经过增加和修改,共设置有40个小项。这些项目大部分是在继承原《细则》的基础上,参考《国际档案著录规则(总则)》和《档案著录规则》而设置的。同时,结合足彩外围app著录工作实际,设置了3个特有的著录项,即图像号、实体修复记录、实体展览记录。

具体来说,著录项的设置继承了原《细则》中依然适用于现阶段工作的内容,如档号、题名、日期、文种/文本、责任者、分类号等,最大限度地保证了著录工作的延续性。基于多级著录增加的著录项,如机构沿革、人物生平、档案沿革、整理情况等,能够让管理者与利用者更好地了解档案的背景信息,从宏观上把握档案的情况。基于工作实践增加的实体修复记录、实体展览记录、复制件状况、出版附注等项,则有利于清晰地掌握档案在所有管理利用环节中的轨迹。作出这些改动,是期望能够将著录工作贯穿于足彩外围app工作的全流程,覆盖其整个生命周期,尽可能地确保足彩外围app的管理与利用信息不被遗漏。

修订意义

一、更有利于与国际标准接轨

早在2000年,国际档案理事会就正式颁布了第二版的《国际档案著录规则(总则)》,成为当今国际上被应用最广的国际标准。该标准中明确提出了以尊重全宗理论为基础的多级著录规则,提出档案著录应当从总体到部分,即从全宗著录起,由全宗逐级向下著录到类别、案卷、文件等。《细则》的主要变化之一即引入多级著录原则,改变了原《细则》规定主要集中于文件级著录、案卷级著录且规定较简单的情况,丰富了对案卷及全宗级著录的规定,类别级著录也留有扩展余地,在最大限度上与国际标准保持一致。

二、更有利于足彩外围app的管理与利用

足彩外围app著录不仅仅单纯为了编制档案目录,还是为了确保档案的真实性、完整性与可用性。原《细则》仅对档案内容进行简单著录,缺少对整理、复制、出版、保管、展览等情况的著录项。这些省却的要素对纸质档案来说并不会影响其原始性,但对于档案数字图像而言,缺少这些要素则会对管理与利用带来一定的影响。此次修订,将足彩外围app著录工作视为动态过程,对著录项进行了调整与增加。这些著录项贯穿于档案管理的整个生命周期,以期实现可持续、多维度的全要素与全程著录,真实反映档案实体管理的各个级别层次,多维、立体、完整地展现档案的特点。足彩外围app之间的联系是多种多样的,不仅可以根据档案的整理级别构成等级结构,也可根据同一责任者建立联系,还可根据同一主题将档案联系起来。如果实现了全要素著录,不仅能揭示其形式特征和内容特征,还能清晰反映出档案之间的联系,为档案利用带来极大的方便。

三、更适用于现阶段及以后的足彩外围app著录工作

数字化环境下的档案著录,不仅要满足人工阅读的需求,还要满足计算机自动处理的需求;不仅要满足数字信息的检索需求,还要满足其凭证价值的证明需求。原《细则》对著录概念的理解基于手工整理与著录过程,其著录规定主要针对档案的内容和形式特征,忽略了数字图像的某些要素,如支持数字图像的软硬件平台等。而缺失这些要素不利于全面描述数字化的足彩外围app特征,不能很好地维护其真实性、完整性与可用性。修订后的《细则》不仅对档案的内容特征进行著录,还对档案的背景、系统来源等信息进行著录,不仅适用于传统的纸质档案,也适用于数字形式的档案,更适用于当下及以后多样化的著录环境。

当然,《细则》仅是足彩外围app著录的一部“总则”,不可能满足所有足彩外围app的著录需求。对于某些内容和形式极其特殊的档案,可基于该标准制订更具针对性的规则,根据实际情况作出调整。足彩外围app著录工作标准化是一项长期而艰巨的任务,是足彩外围app著录的内在要求,也是足彩外围app信息资源共享的客观需求。相关部门要时刻关注档案著录领域的理论与实践发展,与时俱进,实时更新,制订配套规则,创新方式方法,以科学统一的标准做好足彩外围app著录工作,发挥足彩外围app信息资源的价值。

作者单位:中国第一历史档案馆

文章来源:《中国档案》杂志2022年第6期

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