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强降雨频发 如何保障档案安全

发布时间:2022年07月13日 14:38

信息来源:威海市档案馆

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夏季,强降雨天气时有发生,容易形成洪涝灾害,对档案安全造成巨大威胁。保障汛期档案安全,是许多档案机构必须关注的重要工作。

一水灾隐患及其对档案造成的危害

1、水灾隐患

一是气候性的,如暴雨造成的洪水,飓风、台风、旋风等引起的大浪,或暴雨引起的河水泛滥,导致档案馆(室)受灾。

二是与建筑有关的,如劣质建筑材料和(或)给排水系统的故障引起的水灾。

2、水灾隐患对档案造成的危害

水浸导致纸张吸水膨胀、变形、强度下降甚至破碎、污损、水溶性字迹扩散等,若抢救不及时,纸质档案会粘连、生霉,抢救方法不当会造成纸质档案粘连、机械损伤等。

水浸导致感光材料污损、乳剂层吸水软化,若抢救不及时或方法不当,感光材料之间会发生粘连、生霉。水浸可使磁带受到污染,若抢救不及时,磁带也会生霉等。

二水灾档案的防护

1、建立档案备份机制

档案备份,指对档案、档案信息管理系统及电子数据采取某种技术手段和方式进行复制,建立“副本”,以便在档案、档案信息管理系统及电子数据遭受破坏或其他特定情况下,档案信息不致丢失,减少灾害对档案造成的损失。目前档案备份主要采取异质备份(即对档案采取各种形式的复制)和异地备份(将档案原件的复制份放在异地)两种方式。

建立档案信息管理系统的容灾备份。为避免由于灾害或故障使信息系统瘫痪,在系统建设时考虑其容灾。档案信息管理系统的容灾必须满足三个要素:首先,系统中的软、硬件环境、数据都具有冗余性,即一个系统发生故障,另一个系统能够保持系统正常运转,数据传送顺畅;其次,具有远距离性,因为灾害总是在一定范围内发生,因而充分远的距离才能够保证数据不会被一个灾害全部破坏;第三,容灾系统要追求全方位的数据复制。

电子数据备份。档案馆的电子数据主要包括电子化的文件目录、案卷目录、数字化全文、电子文件等。电子数据的备份,就是使用存储介质,定期将系统中的数据复制下来,以保证灾害和故障发生时数据能尽快恢复,将损失降到最低点。若要将完整、准确的电子数据在特定情况下恢复,就要保证数据备份的频率以及备份介质上数据的保存时间符合预期设计的目标。各级档案馆可根据档案信息系统自身特点及对电子数据的保存需求,制定相应的备份策略。

做好档案、档案信息管理系统及电子数据的备份,是抵御突发性自然灾害破坏、确保档案安全的一项重要措施。各级档案馆必须建立完善有效的备份机制。

2、档案建筑的防灾考量

在多洪涝、多风患发生的区域,档案馆造型设计应该少花哨,多选稳定状造型,抬高地基。选择防水防潮、抗风防火性能优异的建筑材料,屋顶选择有组织排水结构,各种载体库房要避开底层和顶层易发生水患的区域。库内不应设置给水点,给排水管道不应穿越档案库房区。加强馆内、周边管线和排水系统的管理。

3、应急预案的制定与演练

对本地区历史上的曾发生过的灾害进行梳理,结合本地区自然环境特点制定应急预案。应急预案要坚持以人为本,不仅要有科学性、针对性,而且要有可操作性。

4、防灾减灾培训教育

积极开展防灾减灾宣传活动,树立公共安全意识和社会责任意识。开展多种形式的防灾减灾培训教育活动,通过专题讲座,科普展览、知识竞赛等形式普及应急知识。积极开展灾害应急处置培训,增强档案工作人员面临灾害的随机应变能力和科学处置能力。

三水灾受损档案的处置

纸质档案水淹后必须进行紧急处理,防止档案霉烂及其他损害情况发生。一是尽快加快空气流动,降低水淹档案环境的温度。二是采用冷冻、去污、干燥、消毒等方法进行紧急处置。

冷冻方法

将纸质档案用冷冻纸、蜡纸或硅纸包起来,并标明档案名称、卷宗号码、原放置地点。随后放在坚固的硬纸盒或塑料盒中,送入冷柜。冷冻的温度低于-29℃。

去污方法(清除污泥)

灾害档案去污时,先鉴别字迹的耐水性,对水溶性字迹的档案和字迹不溶于水的档案,分别加以处理。具体处理方法参见纸质档案的去污技术。

水浸档案的干燥方法

干燥对水浸档案十分重要。干燥过程不可暴晒档案,避免档案受到损坏。

主要方法有:

夹纸法,在纸质档案中每页纸夹一张吸水纸。

自然干燥法,打开受灾区域的门窗,驱散室内潮湿空气,并进行灭菌处理。

远红外干燥法,用远红外发生器使水淹档案纸张中的水分达到正常含水量。

冷冻干燥,对冻结状态的纸质档案抽真空,使冰晶通过升华变为蒸汽而被抽走。

真空干燥法,将水淹纸质档案抽真空,再升高箱体温度加快干燥速度。

去湿机减湿法,通过去湿机,使水淹档案在密闭环境中排除空气中部分蒸汽而迅速干燥。

常压低温干燥法,将控去纸张表面水分的档案放入低温(-20℃)设备内速冻后,移入冷藏柜内进行干燥。

消毒方法

水淹纸质档案极易长霉,要及时进行消毒处理。

主要方法有:

水灾现场消毒处理,可用百里酚药剂对水淹档案现场进行喷雾。

大规模消毒,用甲醛溶液等药剂对经过干燥的纸质档案进行熏蒸消毒。

消毒后纸质档案需要放在18℃、相对湿度为35%~45%的环境中,持续观察纸质档案6个月左右,防止长霉现象发生。

底片档案的抢救

底片遭水淹后,底片上的明胶容易发生溶化、划伤、粘连等现象。应及时进行降温、清洗、坚膜处理。

文章来源:数字档案管理

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